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公文写作应注意哪些事项
2016-01-15 08:19 作者:焦健 来源:共产党员网 

 

公文的写作过程,大致可分为酝酿准备、草拟初稿、修改定稿三个阶段,每一阶段都有需要注意的一些事项。

 

酝酿准备阶段:要胸有成竹

 

“凡事预则立,不预则废”,公文写作动笔之前,要对其有一个完整、可靠的规划和准备。

 

明确“为什么写”——主旨目的要明

 

写一篇公文,首先要明确这篇公文是要达到什么样的目的。比如:是要解决全局问题,还是要解决局部问题;是要对方了解、认识到某些问题,还是要求对方采取行动、措施等等。要根据公文的写作目的和达到这一目的的根据,确定公文主题。如果是领导交办的写作任务,起草者应就这些问题向领导进行仔细询问,很好地领会个中含义,切不可不懂装懂,自由发挥。

 

把握“写什么”——材料搜集要全

 

要找全需要运用和参考的有关内容方面的资料。既要有面上的情况,又要有点上的情况;既要有正面的事例,又要有反面的事例;既要有新近的事实,又要有历史的事实;既要有上头的精神,又要有下面的反映。全方位地掌握了解资料后,思想观点就会更加客观,方法步骤就会切实可行,写作起来便游刃有余,写出的公文也就丰满充实。

 

确定“怎样写”——谋篇布局要细

 

一是定格式。要根据公文的主旨和目的,确定公文的发文对象,选择适当的文种。

 

二是定结构。即要为公文建框搭架,撰写写作提纲。写作提纲至少要解决以下问题:进一步确定中心论点和写作思路;确定总体结构、段落层次,解决好先写什么、后写什么的问题;选择主要材料和骨干事例,根据文章的总体结构进行合理安排;初步拟出文章的大小标题;最后要基本确定文章的开头、结尾和论证方式,即如何开篇,如何收尾,如何转承启合衔接过渡等。

 

三是定重点。要根据文章的主旨目的,确定哪一部分应详写,哪一部分应略写。

 

草拟初稿阶段:要一气呵成

 

公文写作者应当力求变被动为主动,形成一种“我要写”的心理状态,一气呵成,文气贯通,思路畅通。

 

初稿写作时不必过于拘谨,应尽可能写得丰厚一些,尽可能把与主题有关的材料写进去,不求精求简,应力求表达到位。根据主题表达的需要,对提纲也可以做一些调整。遇到难点不要停笔,“跳过”继续往下写。

 

执笔者在写稿时,在观点、结论、主张等公文的思想、主题方面要按照既定方针,不能随心所欲地改变和无限度地发挥,对自己的思想要有所收束,不能让它代替领导和集体的意图。

 

修改定稿阶段:要双向审改

 

(一)站在行文者的角度检验公文的准确性

 

先检查公文的主旨材料、通篇结构是否有毛病,然后从字、词、句、段逐一进行检验修改。

 

1. 看主题是否正确,表达是否清楚

 

首先检查主题是否正确,是否符合党和国家的有关法规、方针政策等等。主旨正确了,再看主旨是否表达清楚,要从三个方面检验:一是要检查公文的大小标题是否概括准确,是否直接、简洁、鲜明地反映主题;二是要检查公文内容表述是否集中,是否紧扣主题,反映主题;三是要看文章的思想性是否与主旨相统一。

 

2. 看结构是否合理

 

修改时应检验结构布局是否完整合理,有无残缺脱漏;段落层次是否分明并合乎逻辑;过渡照应是否恰当;开头结尾是否得体等等。

 

3. 看选材是否正确、典型

 

根据写作目的和公文主旨的需要,对初稿选用的材料要认真检验核实。对虚假失实的材料要坚决舍弃;材料空洞贫乏的应适当补充以使主旨基础坚实。

 

4. 看语言是否精当,标点符号是否规范

 

初稿形成后,要逐字逐句推敲语言,删繁就简,竭力将可有可无的字、句、段删去。同时,用词要准,要考虑公文的语体特色,以使语言达到准确、精炼、规范、明白、朴实、生动的要求。另外,还要检查标点符号使用是否恰当,有无错别字等。

 

(二)站在受文者的角度检验公文的可行性

 

1. 要查政策界限是否正确

 

每件公文规定要做什么,不要做什么,应当怎么做,政策界限必须正确,否则,在执行中必然会产生偏差。

 

2. 要查措施办法是否明确具体

 

要重视检查“工作交代”是否明确。凡请示的文件,均须写明情况和自己的要求及意见,并写明希望何机关何人何时答复何项问题。凡指示的文件,对各级的要求,亦应规定明确。

 

3. 要查措施办法是否可行,各方面有无抵触

 

要注意查明下列问题:一是提出措施、方法的理由是否充分,它与客观条件是否符合,在行文范围内是否有普遍指导意义。二是要检查文件的内容与中央、上级发布的方针、政策、规定等是否保持一致,与同级平行机关的有关规定、办法有无抵触,与过去本单位制定的有关政策规定是否有矛盾。三是要查看文稿本身的标题和内容、观点和材料之间有无自相矛盾、互相抵触的地方。以上三点得到全面解决,才能有效推动受文者自觉地按公文要求行动,促进公文目标的实现。

 

(实习编辑:虹澄  孙莉)

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